افضل نظام إدارة مكاتب المحاماة ماليا واداريا وقانونيا .. تعرف عليه
من واقع التجربة العملية والاختلاط بمكاتب المحاماة والعديد من الأصدقاء المحاميين لاحظنا وجود العديد من الاشكاليات التي قد تواجههم أثناء تأدية اعمالهم.
اهم الاشكاليات التي تواجه مكاتب المحاماة :
منها كثرة الاوراق التي تتكدس داخل المكتب التي تصل اليه من العملاء والموظفين وقد تتعرض للتلف أو الضياع لأي سبب ناهيك عن الوقت الضائع الذي يستهلكه في البحث عنها.
وقد تضيع مواعيد الجلسات في المحكمة بسبب هذه الفوضى مما قد يجعله في وضع محرج مع العملاء والذين قد ينظرون اليه بنظرة ريبة وعدم ثقة.
وقد يوكل المحامي الموظفين لديه شفهيا أو من خلال ارسال رسائل نصية أو عن طريق الواتساب لحضور الجلسات أو تكليفهم بمهام.
ومن الطبيعي مع هذه الطرق التقليدية التي تعتمد بالأساس على الذاكرة أن ينسى الموظف المهمة أو تضيع منه أو قد ينساها المحامي نفسه نظرا لكثرة المشاغل.
ولا تنتهي المشاكل عند هذا الحد فقد تضيع وثائق العملاء بين الموظفين أنفسهم مما يضطر المحامي في القاء اللوم الشديد عليهم وتوبيخهم أو اقتطاع جزء من راتبهم كنوع من العقوبة.
وهذا بحد ذاته أمرا خطيرا حيث يقلل من انتمائهم للمكتب ويضعف نشاطهم في تأدية أعمالهم بكفاءة عالية ، وكنتيجة مباشرة لهذه الفوضى ينصرف العملاء الى محامي آخر وتشويه سمعة المكتب وهذا يعنى خسارة مالية كبيرة جدا.
اذا ما الحل للقضاء على الفوضوية في العمل داخل المكتب؟
عكس الفوضى النظام ، لذلك يجب أن تدير مكتبك بنظام محدد لتستطيع الحصول على أفضل النتائج الايجابية ، وبحسب مجال العمل داخل مكاتب المحاماة فإنه ينقسم إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
القسم الاداري
القسم المالي
القسم القانوني
لذلك رأينا أن نشاركك افضل طريقة لتنظيم العمل والتي أثبتت فاعليتها ونجاحها والتي كانت سببا مباشرا في توفير الوقت والجهد والمال.
إذاً ما هي أفضل الطرق المجربة في الكثير من مكاتب المحاماة والتي نجحت في تنظيم العمل ونجاح المكتب وجنى الأرباح؟
ما هي أفضل طريقة لتنظيم إدارة مكاتب المحاماة؟
هناك الكثير من الطرق التقليدية والحديثة في تنظيم العمل ولكنها جميعا قد تتفاوت بحسب طبيعة كل مكتب وطبيعة الموظفين ومديري المكاتب ولكن أكثر الطرق الناجحة هي تطبيق التكنولوجيا الحديثة في إدارة أعمال المكاتب وخاصة المحاماة لما تتسم به من خصوصية شديدة.
ولكن أكثرها تقدما ونجاحا بحسب التجربة هو برنامج المحامي الذكي من انتاج شركة الأنامل الذكية لتقنية المعلومات وهى شركة سعودية متخصصة في مجال البرمجيات وتقنيات الويب وقامت الشركة بناءا على رغبة مجموعة كبيرة من المحاميين بتنفيذ برنامج المحامي الذكي مستخدمين فيه أحدث لغات البرمجة الحديثة ليكون البرنامج العربي الأول المستخدم في إدارة مكاتب المحاماة بطريقة احترافية وناجحة.
ما هو برنامج المحامي الذكي ؟
كما أسلفنا برنامج المحامي الذكي هو برنامج متكامل يستخدم التقنية السحابية ويتم توفيره على خادمك الخاص يسمح بإدارة أعمال مكتبك من النواحي الادارية والمالية والقانونية ، حيث يوفر لك المحامي الذكي الكثير من الأدوات المهمة في تنفيذ جميع المهام بمنتهى السهولة واليسر.
فمثلا : تجد إدارة المهام وهو القسم القانوني الذي يمكنك من إضافة بيانات القضايا والاستشارات أو أي مشاريع أخرى ينفذها المكتب بنظام ويحفظها لك مع إمكانية رفع المرفقات الخاصة بالقضية من الملفات والوثائق.
أيضا : يمكنك إضافة بيانات الجلسات ومواعيدها ورفع أي مرفقات تخصها مع وجود رسائل التذكير التي تصل الى المكلف بالجلسة والعميل على الجوال والايميل من البرنامج قبل موعد الجلسة بيوم للتنبيه على حضورها باليوم والساعة مع إمكانية ارسال تقرير بالجلسة للعميل من البرنامج.
ليس هذا وفقط بل ستجد برنامج ادارة مكتب محاماة يوفر لك إمكانية اسناد المهام للموظفين بطريقة احترافية وتحديد المدد لتنفيذها والزامية الرد عليها من قبل الموظف لتستطيع تقييم آداء العمل لكل موظف ومحاسبة المقصر.
بالإضافة الى العديد من الأدوات الأخرى التي يوفرها البرنامج لتنظيم العمل القانوني وإدارة القضايا والجلسات والمهام بصورة صحيحة وسلسلة.
كما أنك تجد القسم الاداري مصمم بصورة احترافية من الشئون الادارية وسجل الموظفين وسجل العملاء وسجل الخصوم وامكانية ارسال رسائل نصية على الجوال أو رسائل على الايميل.
ولا يمنعك البرنامج من التحكم فيه فمن خلال لوحة التحكم الخاصة تستطيع اعطاء الصلاحيات لكل موظف داخل البرنامج من قسم الصلاحيات والتحكم في البرنامج ككل من الاعدادات والقدرة على أخذ نسخ احتياطية من البيانات والملفات المرفوعة وحفظها على جهازك.
لا ننسى أبدا القسم المالي وهو مخصص لإدارة شئون المكتب المالية من الرواتب والمصروفات والدخل وعمل تقارير مالية لمعرفة مدى نجاح الأداء داخل المكتب وقسم الفواتير الذي يتيح لك اصدار الفواتير وسندات القبض وعمل عروض أسعار وغيرها من الشئون المالية والمحاسبية الأخرى.
كل هذا يتم وفق أسلوب علمي دقيق ونظام لا يسمح بالخطأ مع سياسة الخصوصية التي تمنع الاختراق والتلصص وسرقة البيانات لتكون في آمان تام.
مميزات برنامج المحامي الذكي ؟
يتميز البرنامج بالعديد من الخصائص التي جعلته أفضل افضل برنامج محاماة متطور لإدارة مكاتب المحاماة وهي:
- برنامج سهل الاستخدام وذو واجهة مستخدم مرنه.
- تصميم متميز وجذاب ومريح للنظر.
- سلاسة الانتقال بين أقسام البرنامج وسهولة الوصول إلى أي أداة.
- برنامج عربي متميز يدعم اللغة العربية ليتناسب مع احتياجات مكاتب المحاماة في الدول العربية.
- امكانية الحصول على نسخة تجريبية مجانية من البرنامج للاطلاع عليه وتجربة ادائه قبل اتخاذ قرار الشراء.
- امكانية العمل عن بعد في ادارة المكتب واسناد المهام الموظفين ومتابعة القضايا دون الحاجة إلى التواجد الشخصي بالمكتب مما يتناسب مع ظروف العمل.
- وجود مكتبة قانونية متكاملة شاملة لكل الاحكام والقضايا والأنظمة والقوانين السابقة لتسمح للمحامي بالاطلاع عليها والاستفادة منها.
- سياسة الخصوصية التي يتسم بها البرنامج نظرا لحساسية العمل في مكاتب المحاماة والتي تتسم بالسرية والحفاظ على المعلومات لذلك فإن معدل الامان عالي جدا وغير قابل للاختراق أو التلصص وسرقة المعلومات.
ختاماً
لنختصر المقالة في أن العمل المكتبي اليوم أصبح مختلفا عن ذي قبل ويحتاج إلى مزيد من السرعة والمرونة في العمل وخاصة مكاتب المحاماة لذلك فإن المحامي الذكي وزارة العدل يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد ويجعل مكتبك جاذبا للعملاء وهذا يعني مزيد من الأرباح.
إذا أعجبك المقال لا تبخل علينا بترك تعليق هنا
مقالات تهمك
عاوز برنامج لادارة شركة توظيف يكون فيه الغياب و الحضور و يحسب المرتبات و الخصومات تقدر توفرهولي لو سمحت
ردحذف